Utilisez les extensions de texte pour envoyer des e-mails plus efficacement

Nous perdons tous beaucoup de temps à rédiger des e-mails. Beaucoup de ces e-mails disent également la même chose de base lorsque vous effectuez le suivi de quelque chose, envoyez une introduction ou envoyez par e-mail une explication de processus - et il peut être abrutissant de tout taper encore et encore. Mais en réalité, vous n'avez pas besoin de répéter les messages courants tout le temps, ni de copier et coller fréquemment : essayez plutôt un extenseur de texte pour envoyer rapidement des paragraphes prédéfinis et faire avancer votre journée plus rapidement.

Vous disposez de plusieurs options différentes, mais en général, elles fonctionnent de la même manière : vous tapez un mot pour déclencher l'insertion d'une autre séquence de mots pré-écrite.

Si vous utilisez un serveur de messagerie standard, comme Gmail ou Outlook, vous pouvez facilement accéder à un extenseur de texte. Pour Gmail sur un navigateur, essayez Gmail Snippets, qui vous permet de créer des raccourcis clavier pour déclencher des blocs de texte prédéfinis. Par exemple, vous pouvez le configurer pour que \gr déclenche votre message d'accueil standard, comme « Salut ! Je m'appelle Lindsey et je suis l'éditrice des fonctionnalités chez Lifehacker. C'est un plaisir de vous rencontrer, même par email ! Je vous contacte aujourd'hui pour… » Je tape exactement ce message tout le temps, et vous avez probablement également des salutations et des introductions similaires que vous pourriez insérer en seulement trois frappes. C'est gratuit et est livré avec à la fois une bibliothèque d'extraits de code et la possibilité de modifier et de créer un nombre illimité d'extraits de code. Si vous payez 4,99 $ par mois, vous pouvez également accéder à une assistance par e-mail et par téléphone.

Si vous utilisez Microsoft Outlook, la fonctionnalité d'extension de texte est déjà intégrée. Il s'agit d'une fonctionnalité appelée Quick Parts, que vous pouvez ajouter à vos e-mails à partir du groupe Texte de l'onglet Insertion. Lorsque vous souhaitez ajouter un bloc de texte à votre sélection de blocs de construction, mettez-le en surbrillance, accédez à l'onglet Insérer, cliquez sur Pièces rapides dans le groupe Texte, puis cliquez sur Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides. Une boîte de dialogue s'ouvrira, vous permettant de donner au texte un nom, une catégorie et une description.

Pour l'extension de texte sur un téléphone Android, vous pouvez choisir parmi quelques applications :

Si vous utilisez un iPhone ou un Mac, les fonctionnalités d'extension de texte sont intégrées. Ouvrez Paramètres > Général (iOS) ou Paramètres système/Préférences système (macOS), appuyez sur « Clavier » et choisissez « Remplacement de texte » (iOS) ou « Texte ». » (macOS). À partir de là, vous pouvez attribuer des phrases de déclenchement pour insérer automatiquement le texte de votre choix.

Il est généralement recommandé de rendre les phrases déclencheurs uniques. Par exemple, lorsque je souhaite insérer mon adresse e-mail dans un texte, je tape « lgmail » pour « Lindsey's Gmail », car si je le réglais simplement sur « gmail », je ne pourrais jamais taper ce mot en paix lorsque J'essaie simplement de faire référence à l'application de messagerie elle-même. Essayez de commencer les phrases déclencheurs avec un symbole que vous n'utilisez pas souvent, comme ^ ou {.